Przy zakończeniu zlecenia często pojawia się pytanie o kod podstawy prawnej rozwiązania umowy zlecenia. Trzeba jednak rozdzielić dwie kwestie: podstawę cywilnoprawną zakończenia umowy oraz kod używany przy wyrejestrowaniu z ubezpieczeń. Wyjaśniam, kiedy zastosowanie ma art. 746 Kodeksu cywilnego, co wpisać do ZUS ZWUA i jak udokumentować zakończenie współpracy.
Najważniejsze rozróżnienie dotyczy kodu ZUS i podstawy cywilnoprawnej
- Umowa zlecenia podlega przede wszystkim Kodeksowi cywilnemu, a nie przepisom o rozwiązaniu umowy o pracę.
- Przy zakończeniu tytułu ubezpieczenia w ZUS ZWUA zwykle stosuje się kod 100, czyli ustanie tytułu do ubezpieczeń.
- W przypadku zleceniobiorcy nie wypełnia się pola dotyczącego podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.
- Podstawą jednostronnego wypowiedzenia jest najczęściej art. 746 Kodeksu cywilnego, chyba że umowa przewiduje szczególne zasady.
- Po zakończeniu zlecenia płatnik powinien przekazać ZUS ZWUA w terminie 7 dni.
Umowa zlecenia nie kończy się tak jak umowa o pracę
Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną. Oznacza to, że nie stosuje się do niej automatycznie kodeksowych trybów wypowiedzenia znanych z umowy o pracę, takich jak okresy wypowiedzenia zależne od stażu czy rozwiązanie dyscyplinarne.
W praktyce podstawą zakończenia współpracy może być porozumienie stron, wypowiedzenie, upływ terminu albo wykonanie zlecenia. To, który wariant ma zastosowanie, powinno wynikać z treści umowy i sposobu, w jaki strony faktycznie zakończyły współpracę.
Najczęstszy błąd polega na wpisywaniu do dokumentów zlecenia przepisów z Kodeksu pracy. Sam fakt, że zleceniobiorca wykonywał zadania w określonych godzinach lub pod nadzorem, nie zmienia automatycznie rodzaju zawartej umowy. Może natomiast prowadzić do sporu o to, czy umowa nie była w rzeczywistości stosunkiem pracy.
Podstawa zakończenia zależy od trybu
| Tryb zakończenia | Podstawa lub sposób | Co trzeba ustalić |
|---|---|---|
| Porozumienie stron | Zgodne oświadczenia obu stron | Datę zakończenia i końcowe rozliczenia |
| Wypowiedzenie | Zwykle art. 746 Kodeksu cywilnego lub postanowienie umowy | Datę doręczenia, okres wypowiedzenia i ewentualny ważny powód |
| Upływ terminu | Postanowienie umowy określające czas jej trwania | Ostatni dzień obowiązywania zlecenia |
| Wykonanie zlecenia | Spełnienie uzgodnionego świadczenia | Odbiór wykonanych czynności i wynagrodzenie |
Art. 746 Kodeksu cywilnego jako podstawa wypowiedzenia
Jeżeli umowa nie reguluje tego inaczej, zarówno dający zlecenie, jak i zleceniobiorca mogą wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Nie oznacza to jednak, że wypowiedzenie zawsze będzie obojętne finansowo.
Przy odpłatnym zleceniu zleceniodawca powinien zwrócić wydatki poniesione przez zleceniobiorcę, wypłacić część wynagrodzenia odpowiadającą wykonanym czynnościom, a przy wypowiedzeniu bez ważnego powodu może ponosić także odpowiedzialność odszkodowawczą.
Zleceniobiorca również może zakończyć umowę w dowolnym momencie. Jeżeli zrobi to bez ważnego powodu, a zlecenie jest odpłatne, może odpowiadać za szkodę poniesioną przez drugą stronę. Ważny powód nie ma zamkniętej ustawowej listy. Może nim być między innymi nagła choroba, utrata możliwości wykonywania zlecenia, rażące opóźnienia w płatnościach lub istotne naruszenie ustaleń przez kontrahenta.
Umowa może przewidywać własny okres wypowiedzenia, na przykład 7 dni albo miesiąc. Wtedy przy zwykłym wypowiedzeniu należy go respektować. Nie można jednak z góry skutecznie wyłączyć prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów.
W dokumencie wypowiedzenia dobrze wskazać art. 746 Kodeksu cywilnego, postanowienie umowy dotyczące wypowiedzenia oraz datę, w której współpraca ustaje. Opis ważnego powodu nie zawsze jest konieczny, ale często pomaga ograniczyć późniejszy spór dowodowy.
Co wpisać do ZUS ZWUA po zakończeniu zlecenia
To właśnie tutaj najczęściej dochodzi do pomyłki. Formularz ZUS ZWUA zawiera pole dotyczące kodu podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ale ten fragment dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz określonych stosunków służbowych.
W przypadku zwykłej umowy zlecenia nie wpisuje się tam art. 746 Kodeksu cywilnego. Nie stosuje się również kodów przewidzianych dla rozwiązania umowy o pracę. Zleceniobiorca nie pozostaje bowiem w stosunku pracy.
Przy zakończeniu zlecenia płatnik składa ZUS ZWUA, podając:
- ten sam kod tytułu ubezpieczenia, który był użyty przy zgłoszeniu na ZUS ZUA lub ZUS ZZA,
- datę, od której zleceniobiorca nie podlega już ubezpieczeniom,
- kod przyczyny wyrejestrowania 100, oznaczający ustanie tytułu do ubezpieczeń.
Jeżeli umowa kończy się 31 sierpnia, jako datę wyrejestrowania co do zasady wskazuje się 1 września. Dokument powinien trafić do ZUS w terminie 7 dni od ustania tytułu ubezpieczenia.
Kod 600, czyli inna przyczyna wyrejestrowania, nie jest standardowym kodem dla zwykłego zakończenia umowy zlecenia. Może mieć zastosowanie przy zmianie danych lub tytułu ubezpieczenia, gdy sama umowa nadal trwa. To istotne rozróżnienie, bo błędny kod może sugerować, że współpraca zakończyła się, choć w rzeczywistości zmienił się tylko sposób podlegania ubezpieczeniom.
Jak udokumentować rozwiązanie umowy zlecenia
Prawo cywilne nie zawsze wymaga dla zlecenia formy pisemnej, ale w praktyce pisemne potwierdzenie zakończenia współpracy jest najlepszym zabezpieczeniem. Zmniejsza ryzyko sporu o to, kiedy i w jakim trybie umowa się zakończyła.
Porozumienie stron
W porozumieniu warto wskazać dane stron, oznaczenie umowy, uzgodnioną datę zakończenia oraz informację o rozliczeniu wynagrodzenia i wydatków. Można również zapisać, że po wykonaniu wskazanych płatności strony nie mają wobec siebie dalszych roszczeń, o ile rzeczywiście zostały one prawidłowo rozliczone.
Porozumienie jest zwykle najprostszym rozwiązaniem, gdy obie strony chcą szybko zamknąć współpracę. Nie wymaga zachowania okresu wypowiedzenia, ponieważ umowa kończy się w uzgodnionym dniu.
Jednostronne wypowiedzenie
Wypowiedzenie powinno jasno wskazywać, kto je składa, jakiej umowy dotyczy i kiedy następuje jej zakończenie. Jeżeli strony przewidziały okres wypowiedzenia, trzeba obliczyć jego bieg zgodnie z treścią umowy.
Nie wystarczy samo zaprzestanie przychodzenia do miejsca wykonywania zlecenia. Taka sytuacja może zostać uznana za nienależyte wykonanie umowy i otworzyć drugiej stronie drogę do żądania odszkodowania. Oświadczenie powinno być doręczone w sposób pozwalający później wykazać datę jego otrzymania, na przykład osobiście za potwierdzeniem, listem poleconym albo elektronicznie, jeśli strony posługują się taką formą.
Przeczytaj również: Odprawa emerytalna - ile wynosi i jak uniknąć błędów przy wypłacie?
Rozliczenie po zakończeniu współpracy
Rozwiązanie umowy nie kasuje obowiązku zapłaty za czynności wykonane przed jej zakończeniem. Trzeba rozliczyć wynagrodzenie, zwrot uzasadnionych wydatków, przekazanie dokumentów, sprzętu lub dostępu do systemów.
Jeżeli zlecenie obejmowało ewidencję godzin, rachunki albo protokoły odbioru, najlepiej zamknąć je razem z dokumentem rozwiązującym. W sporze właśnie takie materiały często pokazują, jaki zakres pracy faktycznie wykonano.
Najczęstsze błędy przy wpisywaniu podstawy zakończenia
- Wpisanie przepisów Kodeksu pracy do dokumentu dotyczącego zlecenia, mimo że strony zawarły umowę cywilnoprawną.
- Traktowanie kodu 100 jako podstawy prawnej rozwiązania umowy. To kod ZUS oznaczający ustanie tytułu ubezpieczenia, a nie przepis, na podstawie którego złożono wypowiedzenie.
- Podanie ostatniego dnia wykonywania zlecenia zamiast dnia, od którego ubezpieczenia już nie obowiązują.
- Użycie kodu 600 przy faktycznym zakończeniu umowy, choć właściwy jest zwykle kod 100.
- Brak dowodu doręczenia wypowiedzenia albo porozumienia.
- Pominięcie końcowego wynagrodzenia i rozliczenia wydatków.
Jeżeli zleceniobiorca wykonywał pracę w warunkach charakterystycznych dla etatu, sama nazwa umowy nie przesądza jeszcze o jej kwalifikacji. Przy stałym podporządkowaniu, określonym miejscu i czasie pracy oraz obowiązku osobistego wykonywania zadań może powstać spór o istnienie stosunku pracy. W takim przypadku ocena dokumentów wymaga analizy całej relacji, a nie tylko kodu wpisanego do ZUS.
Co sprawdzić przed zamknięciem zlecenia
Najbezpieczniej zacząć od przeczytania postanowień dotyczących czasu trwania, wypowiedzenia, wynagrodzenia i odpowiedzialności. Potem trzeba ustalić właściwy tryb zakończenia, przygotować dokument dla drugiej strony, wykonać końcowe rozliczenie i dopiero na tej podstawie wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń.
W dokumentach ZUS nie szuka się przepisu odpowiadającego art. 746 Kodeksu cywilnego. Przy faktycznym ustaniu zlecenia najważniejszy jest kod 100 w ZUS ZWUA, prawidłowa data wyrejestrowania oraz pozostawienie pustego pola dotyczącego podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy. Taki sposób postępowania oddziela cywilnoprawne zakończenie umowy od formalności ubezpieczeniowych i ogranicza ryzyko błędów.
