Dopisanie krótkiej formuły na końcu CV nie powinno być automatycznym rytuałem. Popularna klauzula CV ma dziś inne znaczenie niż kilka lat temu, dlatego wyjaśniam, kiedy jest potrzebna, jakie dane pracodawca może przetwarzać bez zgody oraz jak przygotować poprawny zapis na obecną i przyszłe rekrutacje.
Najważniejsze zasady dotyczące zgody w CV
- Zwykła zgoda nie jest co do zasady potrzebna do przetwarzania danych wymaganych przez Kodeks pracy w konkretnej rekrutacji.
- Przyszłe rekrutacje wymagają odrębnej, dobrowolnej zgody i nie powinny być łączone z udziałem w bieżącym naborze.
- Zdjęcie i inne dodatkowe informacje kandydat przekazuje dobrowolnie, a ich wykorzystanie musi mieć odpowiednią podstawę prawną.
- Stare odwołania do ustawy z 1997 roku są nieaktualne i nie powinny pojawiać się w nowych dokumentach.
- Formularz rekrutacyjny może zastępować osobną formułę w CV, jeżeli portal prawidłowo zbiera wymagane oświadczenia.
Czy zgoda w CV jest jeszcze potrzebna
W przypadku danych niezbędnych do przeprowadzenia konkretnej rekrutacji odpowiedź brzmi najczęściej nie. Pracodawca może przetwarzać między innymi imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz przebieg zatrudnienia na podstawie przepisów prawa pracy i zasad wynikających z RODO.
Art. 221 Kodeksu pracy wskazuje dane, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Ich podanie jest zwykle konieczne, aby firma mogła ocenić kandydaturę. Nie oznacza to jednak, że kandydat musi dodatkowo podpisywać zgodę na przetwarzanie każdej informacji znajdującej się w CV.
UODO wskazuje, że dawna praktyka umieszczania w każdym dokumencie zdania „wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych” nie jest właściwym opisem sytuacji prawnej. Taka formuła może nadal pojawiać się w ogłoszeniach lub systemach rekrutacyjnych, ale nie ona decyduje o legalności przetwarzania podstawowych danych kandydata.
Moja praktyczna rada jest prosta. Najpierw sprawdź instrukcję w ogłoszeniu, a potem zobacz, czy aplikujesz przez formularz, który samodzielnie zbiera wymagane zgody. Jeżeli pracodawca wyraźnie prosi o zamieszczenie oświadczenia w załączniku, można je dodać, ale powinno być dopasowane do konkretnej firmy i celu.
Jakie dane można umieścić w dokumencie aplikacyjnym
Bezpieczne CV powinno zawierać informacje potrzebne do oceny przydatności na dane stanowisko. Standardowo są to imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe. Data urodzenia może być wymagana przez pracodawcę, ale kandydat nie musi dodawać do CV numeru PESEL.
Nie ma ogólnego obowiązku zamieszczania adresu zamieszkania, imion rodziców, stanu cywilnego ani informacji o sytuacji rodzinnej. W większości rekrutacji wystarczy miasto, numer telefonu i adres poczty elektronicznej. Ograniczenie zakresu danych zmniejsza ryzyko ich niepotrzebnego wykorzystania.
Zdjęcie, zainteresowania i dodatkowe informacje
Zdjęcie nie należy do danych, których pracodawca może zawsze żądać od kandydata. Jeżeli dodajesz je z własnej inicjatywy, przekazujesz pracodawcy dodatkową informację, której wykorzystanie powinno mieć podstawę prawną. W praktyce wiele firm opiera się na dobrowolnym działaniu kandydata, ale zdjęcie nie może być warunkiem udziału w rekrutacji, chyba że szczególny charakter pracy uzasadnia inne podejście.
Podobnie wygląda sytuacja z zainteresowaniami, profilem w mediach społecznościowych czy informacjami o aktywności społecznej. Wpisuj je tylko wtedy, gdy pomagają pokazać kompetencje albo pasują do stanowiska. Rozbudowane dane prywatne zwykle nie zwiększają szans na zatrudnienie, a jedynie poszerzają zakres informacji przechowywanych przez firmę.
Dane szczególnej kategorii
Informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych czy przynależności związkowej podlegają szczególnej ochronie. Ich zamieszczenie w CV może wymagać wyraźnej zgody na przetwarzanie konkretnego rodzaju danych, chyba że szczególny przepis prawa przewiduje inną podstawę.
Nie polecam umieszczać takich informacji w dokumencie bez wyraźnej potrzeby. Jeśli dana okoliczność ma znaczenie dla organizacji pracy, lepiej omówić ją w sposób przemyślany podczas rekrutacji albo skorzystać z odrębnego formularza pracodawcy.
Gotowe wzory zapisów do wykorzystania
Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch celów. Jeden dotyczy konkretnego naboru, a drugi przechowywania danych na potrzeby przyszłych ofert. Połączenie ich w jednym zdaniu utrudnia ocenę, na co właściwie zgadza się kandydat.
Zapis dotyczący bieżącej rekrutacji
Jeżeli ogłoszenie wymaga dodania formuły, można użyć prostego zapisu:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez [pełna nazwa pracodawcy] danych osobowych zawartych w moim CV w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska].”
Nie trzeba dopisywać całej treści RODO ani przepisywać numeru każdego artykułu rozporządzenia. Taka długa formuła często tylko zaciemnia sens oświadczenia. Zgoda powinna wskazywać kto przetwarza dane i w jakim celu, a jej brak nie powinien blokować udziału w rekrutacji, jeżeli firma może oprzeć przetwarzanie na przepisach prawa pracy.
Zapis dotyczący przyszłych naborów
Jeśli chcesz, aby firma mogła skontaktować się z tobą przy kolejnych ofertach, użyj osobnego oświadczenia:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez [pełna nazwa pracodawcy] moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych, przez okres wskazany w klauzuli informacyjnej.”
Pracodawca powinien określić, jak długo zamierza wykorzystywać dane w tym celu. Nie istnieje jeden uniwersalny termin obowiązujący wszystkie firmy. W praktyce spotyka się okresy kilku miesięcy, na przykład 6 miesięcy, ale czas ten powinien wynikać z zasad przyjętych przez administratora danych, a nie z automatycznie powielanego wzoru.
Zgoda na przyszłe rekrutacje musi być dobrowolna. Jej nieudzielenie nie powinno oznaczać odrzucenia kandydatury w bieżącym naborze. Możesz ją również cofnąć w dowolnym momencie, kontaktując się z administratorem wskazanym w klauzuli informacyjnej.
Przeczytaj również: Rodzaje urlopów - Ile dni wolnego Ci przysługuje i co jest płatne?
Czego nie wpisywać w starym stylu
Unikaj formuł odwołujących się do nieobowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku. Nie ma też potrzeby kopiowania rozbudowanych zdań zawierających wszystkie możliwe cele, takie jak marketing, przyszłe rekrutacje, przekazywanie danych partnerom i kontakt telefoniczny.
Jedna zgoda na wszystko może być niewystarczająco konkretna. Cel bieżącej rekrutacji, przyszłe nabory i dodatkowe dane powinny być opisane oddzielnie.
Co zmienia portal rekrutacyjny albo agencja pracy
Wysłanie CV przez stronę pracodawcy, serwis z ofertami lub formularz agencji może wyglądać inaczej niż przesłanie dokumentu pocztą elektroniczną. Portal często zawiera checkboxy dotyczące bieżącej rekrutacji, przyszłych naborów oraz akceptacji klauzuli informacyjnej. W takiej sytuacji nie zawsze trzeba powtarzać te same zapisy w pliku PDF.
Przed wysłaniem aplikacji sprawdź, jakie pola są obowiązkowe, a jakie dobrowolne. Zwróć uwagę, czy zgoda na przyszłe rekrutacje jest oddzielnym checkboxem. Jeżeli została połączona z obowiązkową zgodą na udział w aktualnym naborze, konstrukcja formularza może budzić wątpliwości.
Przy rekrutacji prowadzonej przez agencję trzeba rozróżnić administratorów danych. Agencja może zbierać CV i prowadzić pierwszy etap selekcji, ale przekazanie dokumentów konkretnemu klientowi powinno być objęte odpowiednią informacją i podstawą prawną. Kandydat powinien wiedzieć przynajmniej, kto otrzyma jego dane i w jakim celu.
Jeżeli wysyłasz CV „w ciemno” do firmy, która nie prowadzi aktualnie naboru, nie zakładaj, że dokument będzie przechowywany bezterminowo. Zgoda na przyszłe rekrutacje powinna jasno obejmować taki cel, a po jej cofnięciu dane nie powinny być dalej wykorzystywane w tym zakresie.
Najczęstsze błędy kandydatów i pracodawców
Najczęściej spotykam się z przekonaniem, że brak popularnej formułki automatycznie dyskwalifikuje kandydata. To zbyt daleko idący wniosek. Znacznie ważniejsze jest to, czy CV trafiło do właściwego administratora i czy zakres danych odpowiada celowi rekrutacji.
- Kopiowanie starego wzoru z odwołaniem do nieaktualnych przepisów.
- Łączenie bieżącej i przyszłych rekrutacji w jednym, niejasnym oświadczeniu.
- Dodawanie numeru PESEL, pełnego adresu lub innych danych, których pracodawca nie potrzebuje na etapie naboru.
- Traktowanie zdjęcia jako obowiązkowego, mimo że charakter stanowiska tego nie uzasadnia.
- Brak nazwy firmy w zgodzie, gdy dokument jest wysyłany bezpośrednio do konkretnego pracodawcy.
- Zakładanie, że dane będą przechowywane bezterminowo tylko dlatego, że kandydat wysłał CV.
Po stronie firmy problemem bywa również odrzucanie poprawnych aplikacji wyłącznie z powodu braku zgody w stopce CV. Pracodawca powinien najpierw ustalić podstawę prawną przetwarzania danych, a dopiero potem projektować formularz i instrukcje dla kandydatów. Sama obecność albo brak tradycyjnej formułki nie zastępuje rzetelnej klauzuli informacyjnej.
Przed wysłaniem dokumentu stosuję krótką kontrolę. Sprawdzam nazwę adresata, zakres danych, sposób składania aplikacji oraz to, czy dodatkowa zgoda na przyszłe nabory jest rzeczywiście potrzebna. Taka minuta porządku często daje więcej niż bezrefleksyjne dodawanie kolejnych akapitów prawnego tekstu.
Dobrze przygotowane CV zaczyna się od właściwego celu
Najbezpieczniejszy dokument aplikacyjny zawiera tylko dane potrzebne do oceny kandydatury, a ewentualne zgody rozdziela według celu. Do konkretnej rekrutacji nie trzeba zwykle dodawać klasycznej zgody na podstawowe dane, natomiast przyszłe nabory i informacje dodatkowe wymagają większej precyzji.
Jeżeli ogłoszenie albo formularz pracodawcy zawiera własną treść oświadczenia, zastosuj się do niej, ale sprawdź, na co faktycznie wyrażasz zgodę. W razie wątpliwości lepiej usunąć nadmiarowe dane z CV niż próbować „zalegalizować” je bardzo szeroką formułą.
