Pracodawca, który rozlicza Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, musi w 2026 roku przyjąć nową podstawę naliczania i prawidłowo ustalić przeciętne zatrudnienie. Poniżej wyjaśniam wysokość poszczególnych odpisów, sposób obliczeń, terminy przelewów oraz zasady dotyczące nauczycieli, osób z niepełnosprawnościami i emerytów.
Najważniejsze kwoty i terminy odpisu w 2026 roku
- Podstawa naliczania wynosi 7848,60 zł.
- Podstawowy odpis na pracownika w normalnych warunkach to 2943,23 zł.
- Odpis na pracownika wykonującego pracę szczególną wynosi 3924,30 zł.
- Zwiększenie za osobę z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności wynosi 490,54 zł.
- Co najmniej 75% odpisu podstawowego trzeba było przekazać do 31 maja, a pełne rozliczenie następuje do 30 września.
Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 roku
Podstawą naliczenia jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, pomniejszone o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2026 roku wyniosło ono 7770,04 zł za cały 2025 rok oraz 7848,60 zł w drugim półroczu. Ponieważ wyższa jest druga wartość, właśnie 7848,60 zł stosuje się przy obliczaniu odpisów w 2026 roku.
Najczęściej stosuje się odpis w wysokości 37,5% podstawy. Ostateczna kwota zależy jednak od rodzaju pracy, statusu osoby zatrudnionej oraz ewentualnych zwiększeń przewidzianych w ustawie o ZFŚS.
| Rodzaj odpisu lub zwiększenia | Procent podstawy | Kwota w 2026 roku | Charakter |
|---|---|---|---|
| Pracownik zatrudniony w normalnych warunkach | 37,5% | 2943,23 zł | Podstawowy |
| Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze | 50% | 3924,30 zł | Podstawowy |
| Pracownik młodociany w pierwszym roku nauki | 5% | 392,43 zł | Podstawowy |
| Pracownik młodociany w drugim roku nauki | 6% | 470,92 zł | Podstawowy |
| Pracownik młodociany w trzecim roku nauki | 7% | 549,40 zł | Podstawowy |
| Osoba zatrudniona z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności | 6,25% | 490,54 zł | Zwiększenie fakultatywne |
| Emeryt lub rencista objęty opieką socjalną pracodawcy | 6,25% | 490,54 zł | Zwiększenie fakultatywne |
| Zwiększenie związane z prowadzeniem żłobka lub klubu dziecięcego | 7,5% | 588,65 zł | Zwiększenie fakultatywne |
Przy pracowniku z umiarkowanym albo znacznym stopniem niepełnosprawności pracodawca może więc naliczyć łącznie 3433,77 zł, czyli odpis podstawowy i zwiększenie. Nie jest to jednak automatyczny obowiązek. Zwiększenie wymaga decyzji pracodawcy i powinno być prawidłowo ujęte w planie finansowym Funduszu.
Jak obliczyć całkowitą kwotę dla firmy
Odpisu nie oblicza się przez zwykłe pomnożenie stanu zatrudnienia z końca roku. Ustawa posługuje się przeciętną liczbą zatrudnionych, ustaloną w przeliczeniu na pełne etaty. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy firma w ciągu roku zatrudnia lub zwalnia pracowników albo korzysta z pracy na część etatu.
Dla pracowników w normalnych warunkach podstawowy wzór wygląda następująco:
przeciętne zatrudnienie w pełnych etatach × 2943,23 zł
Przeczytaj również: Urlop wypoczynkowy - 20 czy 26 dni? Sprawdź, jak liczyć staż
Proste przykłady wyliczeń
- 10 pracowników na pełnych etatach przez cały rok oznacza odpis w wysokości 29 432,30 zł.
- 8 pracowników na pełnych etatach i 4 osoby na pół etatu daje łącznie 10 etatów, czyli również 29 432,30 zł.
- Jeżeli firma zatrudniała średnio 11 pełnych etatów, podstawowy odpis wyniesie 32 375,53 zł.
- Pracownik zatrudniony na pół etatu generuje podstawowy odpis w wysokości około 1471,62 zł, o ile jest zatrudniony w takim wymiarze przez cały okres przyjmowany do obliczeń.
Osobno trzeba policzyć pracowników młodocianych oraz osoby wykonujące prace szczególne. W przypadku zwiększeń także należy ustalić, ilu pracowników lub emerytów spełnia warunki do ich zastosowania. Najczęstszy błąd polega na zastosowaniu jednej stawki do całej załogi, mimo że struktura zatrudnienia jest bardziej zróżnicowana.
W ciągu roku pracodawca zwykle opiera się na planowanym zatrudnieniu, ale po zakończeniu roku powinien porównać je z faktyczną przeciętną liczbą etatów. Jeżeli powstała różnica, trzeba wykonać korektę odpisu. Dotyczy to zarówno dopłaty brakujących środków, jak i rozliczenia nadpłaty.
Kto musi tworzyć ZFŚS w 2026 roku
Obowiązek tworzenia Funduszu zależy przede wszystkim od rodzaju pracodawcy i liczby zatrudnionych. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty musi utworzyć ZFŚS. Liczbę tę ocenia się według stanu na 1 stycznia danego roku.
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy Fundusz, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Bez takiego wniosku może prowadzić działalność socjalną dobrowolnie, ale nie ma ogólnego obowiązku tworzenia ZFŚS.
Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą Fundusz niezależnie od liczby zatrudnionych. Z kolei mniejszy pracodawca, który nie tworzy ZFŚS, może w określonych warunkach wypłacać świadczenie urlopowe. To alternatywne rozwiązanie wymaga jednak spełnienia odrębnych warunków i prawidłowego poinformowania pracowników.
Sam fakt utworzenia Funduszu nie oznacza, że każdemu pracownikowi należy się identyczna wypłata. Środki służą działalności socjalnej, a ich wydatkowanie powinno odpowiadać zasadom określonym w regulaminie.
Terminy przelewu w 2026 roku i znaczenie daty 31 maja
Pracodawca przekazuje równowartość naliczonych odpisów na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS. Co najmniej 75% odpisów podstawowych powinno trafić na konto do 31 maja, natomiast pełną kwotę odpisów i zwiększeń należy przekazać do 30 września.
W 2026 roku 31 maja przypada w niedzielę. Ustawa wskazuje konkretną datę i nie przewiduje wprost automatycznego przesunięcia terminu na pierwszy dzień roboczy. Z tego powodu przyjmuję ostrożne podejście: przelew pierwszej części powinien być zlecony tak, aby środki znalazły się na rachunku Funduszu najpóźniej 29 maja 2026 roku.
Przykładowo, przy 10 pełnych etatach i podstawowym odpisie 29 432,30 zł minimalna pierwsza wpłata wynosi 22 074,23 zł. Pozostałą część trzeba uzupełnić do 30 września, razem z ewentualnymi zwiększeniami.
Jeżeli pierwszy termin nie został dochowany, nie warto czekać na kontrolę. Najrozsądniejsze rozwiązanie to niezwłoczne uzupełnienie rachunku, udokumentowanie przelewu i sprawdzenie, czy opóźnienie nie wpłynęło na przyznawanie świadczeń. Naruszenie przepisów o ZFŚS może być wykroczeniem zagrożonym grzywną.
Nauczyciele i uczelnie mają odrębne zasady
Kwoty z podstawowej tabeli dotyczą przede wszystkim pracowników rozliczanych na zasadach ogólnych. Nauczyciele korzystają z odrębnego mechanizmu wynikającego z Karty Nauczyciela, dlatego nie należy automatycznie stosować do nich kwoty 2943,23 zł.
| Osoba uprawniona | Podstawa naliczenia | Odpis w 2026 roku |
|---|---|---|
| Nauczyciel zatrudniony w pełnym wymiarze | 110% kwoty bazowej 5597,86 zł | 6157,65 zł |
| Nauczyciel emeryt, rencista lub pobierający nauczycielskie świadczenie kompensacyjne | 42% kwoty bazowej | 2351,10 zł |
Pracownicy niepedagogiczni szkoły są co do zasady rozliczani według ogólnych zasad, podobnie jak inni pracownicy. Odrębne przepisy dotyczą także pracowników uczelni publicznych. W 2026 roku nadal obowiązuje rozwiązanie, zgodnie z którym odpis dla tej grupy jest ustalany na poziomie kwoty odpisu z 2018 roku, z możliwością zwiększenia po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi do wysokości nieprzekraczającej 6,5% planowanych rocznych wynagrodzeń osobowych.
W praktyce oznacza to, że uczelnia publiczna nie powinna używać mechanicznie ogólnej stawki 37,5%. Najpierw trzeba sprawdzić przepisy szczególne i dokumentację finansową uczelni.
Na co można przeznaczyć środki i jakich błędów unikać
ZFŚS może finansować między innymi wypoczynek, pomoc materialną, zapomogi, działalność kulturalną i sportową, opiekę nad dziećmi oraz pożyczki na cele mieszkaniowe. Konkretne świadczenia, limity i procedury powinny wynikać z regulaminu Funduszu.
Najważniejsza zasada mówi, że przyznanie ulgowej usługi lub świadczenia oraz jego wysokość muszą zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Z tego powodu identyczna wypłata dla wszystkich pracowników, bez zebrania informacji pozwalających ocenić ich sytuację, może zostać zakwestionowana.
Nie traktowałbym też środków Funduszu jak dodatkowego budżetu na premie. Pieniądze powinny być przechowywane na wyodrębnionym rachunku i wydawane zgodnie z ustawą oraz regulaminem. Błędne są między innymi wypłaty bez wniosku tam, gdzie regulamin go wymaga, finansowanie świadczeń niezwiązanych z działalnością socjalną oraz pomijanie kryterium dochodowego.
Dobrze przygotowany regulamin nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale znacząco ogranicza ryzyko. Powinien określać kto może korzystać ze świadczeń, jakie dokumenty składa, jak oceniana jest sytuacja materialna i kto podejmuje decyzję.
Jak bezpiecznie zamknąć rozliczenie ZFŚS za 2026 rok
- Sprawdź, czy pracodawca ma obowiązek tworzenia Funduszu według stanu zatrudnienia na 1 stycznia.
- Ustal przeciętne zatrudnienie w pełnych etatach, zamiast brać pod uwagę wyłącznie stan na koniec roku.
- Zastosuj właściwe stawki dla pracowników młodocianych, osób wykonujących prace szczególne i nauczycieli.
- Zweryfikuj, czy zwiększenia za osoby z niepełnosprawnościami lub emerytów zostały zastosowane zgodnie z decyzją pracodawcy.
- Porównaj planowane zatrudnienie z faktyczną średnią i wykonaj korektę.
- Sprawdź rachunek Funduszu, terminy przelewów oraz zgodność wydatków z regulaminem.
Najważniejsza kwota dla większości pracodawców to 2943,23 zł na pełny etat, ale prawidłowe rozliczenie zależy od przeciętnego zatrudnienia i wyjątków dotyczących konkretnych grup. Samo przelanie pieniędzy nie wystarczy, jeżeli późniejsze świadczenia zostaną przyznane z pominięciem kryterium socjalnego albo regulaminu.
