Kończy się projekt, wraca pracownik z urlopu albo firma chce sprawdzić, jak sprawdzi się nowa osoba w zespole. W takich sytuacjach umowa na czas określony daje stronom elastyczność, ale nie pozwala dowolnie omijać zasad Kodeksu pracy. Wyjaśniam, jak ją prawidłowo zawrzeć, ile takich umów można podpisać, kiedy da się ją wypowiedzieć i jakie prawa ma pracownik.
Najważniejsze zasady zatrudnienia terminowego w jednym miejscu
- Maksymalnie 3 umowy z tym samym pracodawcą i co do zasady nie więcej niż 33 miesiące zatrudnienia.
- Po przekroczeniu limitu czasu albo zawarciu czwartej umowy zatrudnienie może stać się bezterminowe z mocy prawa.
- Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od stażu u pracodawcy.
- Umowa powinna wskazywać między innymi termin zakończenia, rodzaj pracy, wynagrodzenie i wymiar etatu.
- Wyjątki od limitów dotyczą przede wszystkim zastępstwa, pracy sezonowej, kadencji oraz rzeczywistych przyczyn okresowych po stronie pracodawcy.
Na czym polega zatrudnienie na wskazany okres
Terminowa umowa o pracę wiąże strony do określonego dnia albo przez wskazany przedział czasu. Zwykle kończy się automatycznie z upływem ustalonego terminu, bez konieczności składania wypowiedzenia. Pracodawca nie ma też obowiązku proponować kolejnej umowy, choć oczywiście może zatrudnić pracownika dalej.
Nie oznacza to jednak, że osoba zatrudniona terminowo ma słabsze prawa w codziennej pracy. Przysługuje jej wynagrodzenie, urlop wypoczynkowy, ochrona ubezpieczeniowa, prawo do bezpiecznych warunków pracy i ochrona przed nierównym traktowaniem. Różnica dotyczy przede wszystkim stabilności zatrudnienia i przewidywanego końca współpracy.
Najczęściej taki model sprawdza się przy realizacji projektu, sezonowym wzroście zamówień, zastępstwie nieobecnej osoby albo czasowym zwiększeniu zespołu. Moim zdaniem problem zaczyna się wtedy, gdy pracodawca wykorzystuje kolejne krótkie umowy wyłącznie po to, aby odwlekać decyzję o stałym zatrudnieniu, mimo że praca ma trwały charakter.
Co musi znaleźć się w umowie
Dokument powinien być zawarty na piśmie, a pracownik powinien otrzymać go najpóźniej przed dopuszczeniem do pracy. Sama nazwa stanowiska nie wystarczy. Treść musi pozwalać ustalić, kto, co, gdzie, za ile i w jakim wymiarze czasu będzie wykonywał.
W umowie albo przekazanej pracownikowi informacji powinny znaleźć się w szczególności:
- strony umowy i data jej zawarcia,
- rodzaj pracy lub stanowisko,
- miejsce albo miejsca wykonywania pracy,
- wynagrodzenie wraz z jego składnikami,
- wymiar czasu pracy, na przykład pełny etat lub połowa etatu,
- dzień rozpoczęcia pracy,
- czas trwania umowy i dzień jej zakończenia.
Jeżeli termin wynika z konkretnego zdarzenia, na przykład powrotu zastępowanego pracownika, trzeba opisać ten cel dostatecznie jasno. Przy pracy sezonowej lub projektowej dobrze wskazać także, z czego wynika czasowy charakter zapotrzebowania. Taki opis nie jest ozdobnikiem, ponieważ w razie sporu pomaga ocenić, czy zastosowanie umowy terminowej było uzasadnione.
Data końcowa ma praktyczne znaczenie
Najprostszy zapis brzmi na przykład „do 31 grudnia 2026 r.”. Wtedy zatrudnienie co do zasady kończy się z końcem tego dnia. Nie warto zastępować konkretnej daty nieprecyzyjnym sformułowaniem typu „do odwołania” albo „na czas trwania projektu”, jeśli można dokładnie opisać przewidywany termin i zdarzenie kończące współpracę.
Przed podpisaniem sprawdzam przede wszystkim trzy elementy: datę zakończenia, zasady wypowiedzenia i zgodność dokumentu z rzeczywistą pracą. Błąd w jednym z nich może później utrudnić zarówno rozliczenie zatrudnienia, jak i dochodzenie roszczeń.
Limity trzech umów i 33 miesięcy
Co do zasady ten sam pracodawca może zatrudniać pracownika na podstawie maksymalnie trzech umów terminowych, a łączny okres takiego zatrudnienia nie powinien przekroczyć 33 miesięcy. Limity liczy się między tymi samymi stronami stosunku pracy, więc zmiana nazwy stanowiska nie zeruje dotychczasowego stażu.
| Sytuacja | Skutek |
|---|---|
| Trzy umowy i łączny okres krótszy niż 33 miesiące | Co do zasady możliwe jest dalsze zatrudnienie w ramach limitu. |
| Upływ 33 miesięcy | Od następnego dnia zatrudnienie traktuje się jak bezterminowe. |
| Zawarcie czwartej umowy | Co do zasady powstaje umowa na czas nieokreślony. |
| Umowa na okres próbny | Nie wlicza się do limitu trzech umów ani do limitu 33 miesięcy. |
Przerwa między umowami nie zawsze pozwala uniknąć ograniczeń. Trzeba patrzeć na rzeczywisty przebieg zatrudnienia i przepisy przejściowe dotyczące wcześniejszych umów, a nie tylko na to, czy dokumenty rozdziela kilka dni wolnych. W praktyce pracodawca powinien prowadzić dokładną ewidencję umów, ponieważ pomyłka przy liczeniu może zmienić rodzaj stosunku pracy.
Kiedy limity nie obowiązują w zwykły sposób
Ograniczeń nie stosuje się między innymi do umów zawieranych w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, pracy sezonowej lub dorywczej, pracy na czas kadencji oraz przypadków, w których pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
Ten ostatni wyjątek nie działa automatycznie. Zatrudnienie musi odpowiadać rzeczywistemu, okresowemu zapotrzebowaniu i być niezbędne w danej sytuacji. Samo wpisanie do dokumentu zdania o „obiektywnych przyczynach” nie wystarczy, jeżeli pracownik od lat wykonuje stałe, powtarzalne obowiązki.
Osobną sytuacją jest przedłużenie umowy do dnia porodu, gdy umowa zawarta na okres dłuższy niż miesiąc rozwiązałaby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Wyjątek ten nie dotyczy umowy zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika.
Jak rozwiązać umowę przed terminem
Umowa może zakończyć się przed ustaloną datą na kilka sposobów. Strony mogą podpisać porozumienie o rozwiązaniu, jedna ze stron może złożyć wypowiedzenie, a w szczególnych przypadkach możliwe jest rozwiązanie bez wypowiedzenia. Pracownik nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia, natomiast pracodawca powinien wskazać konkretny i rzeczywisty powód.
Okres wypowiedzenia zależy od całego stażu u danego pracodawcy, a nie tylko od długości ostatniej umowy:
- 2 tygodnie, gdy zatrudnienie trwało krócej niż 6 miesięcy,
- 1 miesiąc, gdy staż wynosi co najmniej 6 miesięcy,
- 3 miesiące, gdy zatrudnienie trwa co najmniej 3 lata.
Do stażu mogą mieć znaczenie wcześniejsze okresy pracy u tego samego pracodawcy, nawet jeśli strony podpisywały kilka kolejnych dokumentów. Wypowiedzenie tygodniowe kończy się w sobotę, a miesięczne w ostatnim dniu miesiąca. To drobny szczegół, który potrafi zmienić datę odejścia nawet o kilkanaście dni.
Wypowiedzenie przez pracodawcę
Pracodawca powinien zachować formę pisemną, wskazać przyczynę i pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy. Na wniesienie odwołania pracownik ma zasadniczo 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. Jeżeli w zakładzie działa reprezentująca pracownika organizacja związkowa, może powstać także obowiązek konsultacji.
Pracownik może zakwestionować wypowiedzenie, gdy przyczyna jest pozorna, niekonkretna, dyskryminująca albo nie odpowiada rzeczywistości. Sam fakt, że umowa była terminowa, nie daje pracodawcy pełnej swobody w jej rozwiązaniu.
Przeczytaj również: Lista obecności w pracy - Jak prowadzić ją zgodnie z RODO i PIP?
Porozumienie stron bywa korzystniejsze
Porozumienie pozwala ustalić dowolną datę zakończenia współpracy, bez czekania na ustawowy okres wypowiedzenia. Trzeba jednak uważać, aby podpisywane porozumienie nie zawierało niejasnych zapisów o urlopie, wynagrodzeniu, premii lub ekwiwalencie.
Jeśli pracownik chce odejść natychmiast, a pracodawca się zgadza, porozumienie zwykle jest najprostszym rozwiązaniem. Gdy druga strona nie wyraża zgody, pozostaje wypowiedzenie albo wyjątkowy tryb rozwiązania bez wypowiedzenia, który wymaga spełnienia konkretnych warunków.
Zatrudnienie terminowe a umowa bezterminowa
Oba rodzaje umów zapewniają podobne prawa pracownicze, ale różnią się przewidywalnością. Przy umowie bezterminowej nie ma z góry ustalonego dnia końca, natomiast przy kontrakcie terminowym pracownik od początku wie, kiedy współpraca może się zakończyć.
| Kryterium | Umowa terminowa | Umowa bezterminowa |
|---|---|---|
| Koniec zatrudnienia | Wynika z ustalonego terminu, chyba że umowa zostanie rozwiązana wcześniej. | Nie jest z góry określony. |
| Wypowiedzenie | Możliwe na zasadach dotyczących także umów bezterminowych. | Możliwe na zasadach zależnych od stażu. |
| Limit | Co do zasady 3 umowy i 33 miesiące. | Brak analogicznego limitu czasu trwania. |
| Codzienne prawa pracownika | Co do zasady takie same prawa pracownicze. | Takie same podstawowe prawa pracownicze. |
Wybór zależy od realnej potrzeby. Dla projektu trwającego 12 miesięcy terminowy kontrakt może być logiczny i uczciwy. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo rekrutuje na stałe istniejące stanowisko, bezpieczniejsze prawnie i organizacyjnie jest zatrudnienie bezterminowe albo szybkie przejście na taki model.
Pracownicy często obawiają się, że terminowa forma automatycznie oznacza niższe wynagrodzenie lub brak urlopu. To nieprawda. Różnice dotyczą raczej ciągłości zatrudnienia, planowania kariery i ryzyka zakończenia współpracy, a nie podstawowych uprawnień wynikających z etatu.
Co sprawdzić przed podpisaniem
Przed złożeniem podpisu warto przejść przez krótką listę kontrolną. Nie zajmuje to długo, a pozwala wychwycić błędy, które później trudno odkręcić.
- Sprawdź, czy wskazano dokładną datę zakończenia albo jasno opisano zdarzenie kończące umowę.
- Porównaj stanowisko i obowiązki z tym, co ustalono podczas rekrutacji.
- Zweryfikuj wynagrodzenie brutto, dodatki, premie i wymiar etatu.
- Ustal, czy pracodawca prawidłowo policzył wcześniejsze umowy i staż.
- Przeczytaj zapisy o miejscu pracy, pracy zdalnej, zakazie konkurencji i odpowiedzialności materialnej.
- Zachowaj podpisany egzemplarz oraz wszystkie załączniki.
Najczęstszy błąd polega na skupieniu się wyłącznie na kwocie wynagrodzenia. Tymczasem równie ważne są data końcowa, możliwość wypowiedzenia i charakter pracy. Jeżeli dokument nie odpowiada rzeczywistym ustaleniom, warto poprosić o korektę przed rozpoczęciem pracy, a nie liczyć na późniejsze wyjaśnienia ustne.
Pracodawca powinien dodatkowo sprawdzić, czy wybrana forma nie służy obejściu limitów. Powtarzanie umów na kilka tygodni przy stałym zapotrzebowaniu może zostać zakwestionowane, zwłaszcza gdy pracownik wykonuje te same zadania co osoby zatrudnione bezterminowo.
Termin nie powinien przesłaniać rzeczywistego charakteru pracy
Zatrudnienie na oznaczony okres jest przydatnym narzędziem, gdy rzeczywiście istnieje konkretny powód czasowego zaangażowania pracownika. Daje firmie elastyczność, a pracownikowi pełną ochronę wynikającą z umowy o pracę, jednak tylko wtedy, gdy dokument i praktyka zatrudnienia są ze sobą zgodne.
Najbezpieczniej zacząć od trzech pytań. Dlaczego praca ma być czasowa, do kiedy ma trwać i ile umów już zawarto? Jeśli odpowiedzi są jasne, łatwiej ocenić ryzyko i wybrać właściwy model współpracy.
Przy wątpliwościach dotyczących limitów, ciąży, wypowiedzenia albo pozornych przyczyn okresowego zatrudnienia warto przeanalizować dokumenty z prawnikiem prawa pracy. Jedna konsultacja przed podpisaniem kolejnej umowy często kosztuje mniej niż spór o rodzaj zatrudnienia, wynagrodzenie lub prawidłowość rozwiązania stosunku pracy.
