Pracownik biurowy nie może zostać dopuszczony do pracy bez szkolenia wstępnego, ale to nie oznacza, że szkolenie okresowe trzeba powtarzać co roku. W typowej firmie administracyjno-biurowej odnowienie odbywa się nie rzadziej niż raz na 6 lat, choć przepisy przewidują ważny wyjątek zależny od kategorii ryzyka pracodawcy. Wyjaśniam, jak liczyć termin, kogo obejmuje obowiązek i kiedy szkolenie trzeba zorganizować wcześniej.
Dla stanowiska biurowego najczęściej obowiązuje sześcioletni cykl
- Co 6 lat należy powtarzać szkolenie okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych.
- Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy pracownik biurowy powinien odbyć pierwsze szkolenie okresowe.
- Szkolenie wstępne trzeba przeprowadzić przed dopuszczeniem do pracy.
- Zwolnienie z okresowego BHP może dotyczyć biur działających w grupie ryzyka nie wyższej niż trzecia.
- Pracodawca ponosi koszt szkolenia, a jego odbywanie powinno przypadać w czasie pracy.
Co ile lat trzeba odnawiać szkolenie BHP w biurze
Podstawowa odpowiedź jest prosta. Szkolenie okresowe pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 6 lat. Taki termin wynika z rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dotyczy to między innymi pracowników sekretariatu, księgowości, kadr, administracji, obsługi klienta, marketingu oraz osób wykonujących pracę przy komputerze. O zakwalifikowaniu decyduje jednak przede wszystkim rodzaj stanowiska i rzeczywiste obowiązki, a nie sama nazwa działu wpisana w umowie.
Jeżeli pracownik biurowy jednocześnie kieruje zespołem albo odpowiada za organizację pracy innych osób, może należeć do innej grupy szkoleniowej. Dla osób kierujących pracownikami szkolenie okresowe przeprowadza się co do zasady nie rzadziej niż raz na 5 lat. W praktyce to jeden z częściej pomijanych szczegółów przy planowaniu szkoleń.
| Grupa pracowników | Najpóźniejszy termin powtarzania szkolenia |
|---|---|
| Administracja i biuro | Co 6 lat |
| Osoby kierujące pracownikami | Co 5 lat |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | Co 5 lat |
| Stanowiska robotnicze | Co 3 lata |
| Prace szczególnie niebezpieczne | Co 1 rok |
Szkolenie wstępne i okresowe to dwa różne obowiązki
Nowa osoba w biurze musi przejść szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy. Obejmuje ono instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, podczas którego pracownik poznaje zasady bezpiecznej pracy na konkretnym stanowisku.
Szkolenie okresowe ma inny cel. Służy aktualizacji i utrwaleniu wiedzy, zwłaszcza gdy zmieniają się przepisy, wyposażenie stanowiska, organizacja pracy albo zagrożenia występujące w firmie. Nie zastępuje szkolenia wstępnego i nie można go traktować jako formalności załatwianej dopiero po upływie terminu.
Kiedy odbywa się pierwsze szkolenie okresowe
Pracownik administracyjno-biurowy powinien odbyć pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy. Krótszy, sześciomiesięczny termin dotyczy pracodawców oraz osób kierujących pracownikami.
Przykładowo, osoba zatrudniona 1 marca powinna mieć pierwsze szkolenie okresowe przeprowadzone najpóźniej do końca lutego kolejnego roku. Nie oznacza to jednak, że przez pierwszy rok nie musi znać zasad BHP. Instruktaż wstępny i stanowiskowy nadal muszą poprzedzać rozpoczęcie pracy.
Jak liczyć kolejne sześć lat
Najbezpieczniej sprawdzić datę na ostatnim zaświadczeniu i od niej zaplanować kolejne szkolenie, zamiast czekać do końca roku kalendarzowego. W firmach, które mają wielu pracowników, dobrze działa prosty rejestr z datą następnego szkolenia oraz przypomnieniem uruchamianym kilka miesięcy wcześniej.
Nie zalecam planowania szkolenia na ostatni tydzień. Urlop, choroba pracownika, problemy organizatora albo zmiana stanowiska mogą sprawić, że termin zostanie przekroczony, a pracownik utraci możliwość legalnego wykonywania pracy.
Kiedy pracownik biurowy może nie mieć szkolenia okresowego
Przepisy dopuszczają zwolnienie ze szkolenia okresowego osoby pracującej na stanowisku administracyjno-biurowym, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia. Nie jest to jednak automatyczne zwolnienie każdej osoby pracującej przy komputerze.
Trzeba sprawdzić kilka elementów jednocześnie. Znaczenie ma przeważający rodzaj działalności pracodawcy, właściwa kategoria ryzyka oraz ocena ryzyka zawodowego sporządzona dla stanowiska. Jeżeli z tej oceny wynika, że szkolenie jest potrzebne, pracodawca powinien je przeprowadzić mimo niskiej kategorii działalności.
Niska kategoria ryzyka nie kończy analizy
Pracodawca nie powinien opierać decyzji wyłącznie na tym, że praca odbywa się w spokojnym biurze. Ryzyko mogą zwiększać między innymi częste podróże służbowe, praca z klientami w sytuacjach konfliktowych, obsługa urządzeń technicznych, kontakt z dokumentacją medyczną albo wykonywanie zadań poza typowym stanowiskiem biurowym.
Moja praktyczna zasada jest prosta: jeżeli firma korzysta ze zwolnienia, powinna mieć w dokumentacji jasne uzasadnienie, dlaczego szkolenie okresowe nie jest wymagane. Samo ustne stwierdzenie, że „wszyscy pracują przy komputerach”, nie zabezpiecza pracodawcy podczas kontroli.
Co się dzieje po podwyższeniu kategorii ryzyka
Jeżeli dla przeważającej działalności pracodawcy zostanie ustalona kategoria ryzyka wyższa niż trzecia, pracownik administracyjno-biurowy powinien odbyć szkolenie okresowe w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii.
W takiej sytuacji nie warto czekać na standardowy sześcioletni cykl. Zmiana kategorii ryzyka może być sygnałem, że także ocena ryzyka zawodowego, instrukcje i program szkolenia wymagają aktualizacji.
Jak wygląda szkolenie okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych
Szkolenie dla tej grupy może być przeprowadzone jako kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane. Dopuszczalna forma zależy od organizacji szkolenia i spełnienia wymagań dotyczących programu, prowadzącego, sprawdzenia wiedzy oraz dokumentacji.
Ramowy program obejmuje między innymi organizację i metody pracy w zakresie BHP, zasady postępowania w razie wypadku, ochronę przeciwpożarową oraz ergonomię stanowiska z monitorem ekranowym. W dobrym szkoleniu nie chodzi tylko o odtworzenie slajdów. Pracownik powinien umieć przełożyć informacje na codzienną pracę, na przykład prawidłowo ustawić monitor, reagować na zagrożenia i zgłosić wypadek.
Ile trwa szkolenie i czym się kończy
Dla pracowników administracyjno-biurowych ramowy program przewiduje co najmniej 8 godzin lekcyjnych, przy czym godzina lekcyjna trwa 45 minut. Szkolenie kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy i umiejętność stosowania zasad BHP.
Po pozytywnym wyniku uczestnik otrzymuje zaświadczenie. Jego odpis powinien zostać przechowany w dokumentacji pracowniczej, ponieważ to właśnie dokument potwierdza spełnienie obowiązku szkoleniowego.
Przeczytaj również: Likwidacja stanowiska pracy a okres wypowiedzenia - co z odprawą?
Kto płaci za szkolenie
Koszt organizacji szkolenia ponosi pracodawca. Szkolenie powinno odbywać się w czasie pracy, a pracownik zachowuje za ten czas prawo do wynagrodzenia. Przerzucanie opłaty na pracownika albo wymaganie, by odbył szkolenie wyłącznie po godzinach, jest rozwiązaniem co najmniej problematycznym z punktu widzenia obowiązków pracodawcy.
Co może skrócić sześcioletni termin
Termin sześciu lat jest maksymalnym odstępem, a nie gwarantowanym okresem bez dodatkowych szkoleń. Pracodawca może ustalić częstsze szkolenia, jeśli przemawiają za tym rodzaj i warunki wykonywanej pracy.
Wcześniejsze szkolenie lub dodatkowy instruktaż może być potrzebny szczególnie wtedy, gdy:
- pracownik przechodzi na inne stanowisko lub otrzymuje nowe obowiązki,
- zmienia się wyposażenie, oprogramowanie albo organizacja stanowiska,
- firma wprowadza pracę hybrydową lub zdalną i aktualizuje ocenę ryzyka,
- doszło do wypadku, zdarzenia potencjalnie wypadkowego albo ujawnienia nowego zagrożenia,
- zmieniają się przepisy lub wewnętrzne procedury bezpieczeństwa.
Przykład jest łatwy do wyobrażenia. Pracownik, który przez lata wykonywał spokojne zadania przy biurku, zaczyna regularnie jeździć do klientów i obsługiwać urządzenia techniczne. Samo zachowanie sześcioletniego terminu może wtedy nie wystarczyć, bo zmieniły się realne warunki pracy.
Trzeba też odróżnić szkolenie okresowe od krótkiego instruktażu. Nie każda zmiana wymaga pełnego kursu zakończonego egzaminem, ale każda istotna zmiana powinna zostać oceniona i udokumentowana przez pracodawcę.
Jak pracodawca powinien pilnować terminów BHP
Najpraktyczniejsze rozwiązanie to połączenie rejestru szkoleń z dokumentacją oceny ryzyka zawodowego. Przy każdym pracowniku powinny być widoczne data ostatniego szkolenia, termin kolejnego oraz zajmowane stanowisko.
Przed zapisaniem pracownika na kurs należy sprawdzić, czy program odpowiada jego obowiązkom. Osoba z kadr, pracownik recepcji i kierownik zespołu mogą pracować w jednym biurze, ale nie zawsze powinni odbywać dokładnie takie samo szkolenie.
Pracodawca powinien także kontrolować uprawnienia organizatora, kompletność zaświadczeń i sposób przeprowadzenia egzaminu. Sam certyfikat bez prawidłowo przeprowadzonego szkolenia nie rozwiązuje problemu, jeśli dokumentacja nie pokazuje, czego faktycznie uczono i kto odpowiadał za zajęcia.
Po stronie pracownika najważniejsze jest zgłoszenie zmiany obowiązków, problemów ergonomicznych i zauważonych zagrożeń. Szkolenie BHP ma sens tylko wtedy, gdy przekłada się na decyzje podejmowane przy biurku, podczas spotkania online, pracy z dokumentami i kontaktu z innymi osobami.
Sześć lat to termin graniczny, nie plan bezpieczeństwa
W typowym przypadku odpowiedź na pytanie o częstotliwość jest jasna: szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego odnawia się co 6 lat. Trzeba jednak wcześniej sprawdzić, czy pracownik nie kieruje zespołem, czy firma nie korzysta z ustawowego zwolnienia oraz czy w międzyczasie nie zmieniły się warunki pracy.
Najlepszy porządek organizacyjny daje połączenie kalendarza szkoleń, aktualnej oceny ryzyka i krótkiego przeglądu stanowiska przy każdej większej zmianie. Dzięki temu BHP nie kończy się na pilnowaniu daty z zaświadczenia, lecz rzeczywiście pomaga ograniczać ryzyko w codziennej pracy.
