Choroba nie zawsze oznacza, że pieniądze za niezdolność do pracy przeleje ta sama instytucja. Pytanie, kto wypłaca zasiłek chorobowy, wymaga rozróżnienia wynagrodzenia chorobowego od właściwego zasiłku, a także sprawdzenia liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia. Wyjaśniam, jak działa ten mechanizm, jakie obowiązują limity i co zrobić, gdy świadczenie nie pojawi się na koncie.
Najważniejsze reguły wypłaty świadczeń chorobowych
- Pierwsze 33 dni choroby w roku finansuje pracodawca jako wynagrodzenie chorobowe, a po ukończeniu 50 lat limit wynosi 14 dni.
- Po tym okresie zasiłek wypłaca pracodawca zgłaszający powyżej 20 ubezpieczonych albo ZUS, gdy ubezpieczonych jest najwyżej 20.
- Limit 20 osób ustala się na podstawie stanu z 30 listopada poprzedniego roku i co do zasady obowiązuje przez cały kolejny rok.
- ZUS wypłaca świadczenie między innymi przedsiębiorcom, osobom po ustaniu ubezpieczenia oraz pracownikom małych płatników.
- Zasiłek przysługuje zwykle maksymalnie przez 182 dni, a w ciąży lub przy gruźlicy przez 270 dni.
Najpierw trzeba odróżnić wynagrodzenie od zasiłku
Najczęstszy błąd polega na używaniu określenia „zasiłek chorobowy” wobec całej wypłaty za L4. Tymczasem na początku nieobecności pracownik otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a dopiero później zasiłek z ubezpieczenia chorobowego.
| Okres niezdolności do pracy | Rodzaj świadczenia | Podmiot wypłacający |
|---|---|---|
| Do 33 dni w roku | Wynagrodzenie chorobowe | Pracodawca |
| Do 14 dni w roku po ukończeniu 50 lat | Wynagrodzenie chorobowe | Pracodawca |
| Od 34. albo 15. dnia | Zasiłek chorobowy | Pracodawca albo ZUS |
Limit 33 lub 14 dni dotyczy łącznie niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym, a nie jednego zwolnienia. Jeżeli ktoś chorował przez 10 dni w lutym i 15 dni w czerwcu, pracodawca wykorzystał już 25 dni swojego limitu. Ta reguła ma znaczenie przy kilku krótkich zwolnieniach, bo moment przejęcia wypłaty przez płatnika zasiłku może przypaść w środku kolejnego L4.
Wynagrodzenie chorobowe wynosi co do zasady 80% podstawy wymiaru. W określonych sytuacjach, na przykład przy niezdolności do pracy w okresie ciąży albo wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, może wynosić 100%. Nie jest to to samo co dodatek do wynagrodzenia, ponieważ świadczenie chorobowe zastępuje część wynagrodzenia za czas nieobecności.
Kiedy zasiłek wypłaca pracodawca
Po zakończeniu okresu wynagrodzenia chorobowego zasiłek wypłaca pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. W przepisach chodzi o płatnika składek, dlatego nie zawsze będzie nim wyłącznie firma zatrudniająca pracowników na umowie o pracę.
Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku. Jeżeli firma miała wtedy 21 osób objętych ubezpieczeniem chorobowym, w kolejnym roku pozostaje płatnikiem zasiłków nawet wtedy, gdy później zatrudnienie spadnie poniżej tego progu. Gdy płatnik nie zgłaszał nikogo 30 listopada, bierze się pod uwagę pierwszy miesiąc, w którym rozpoczął zgłaszanie ubezpieczonych.
Pracodawca nie finansuje zasiłku w takim sensie jak wynagrodzenia za pracę. Wypłaca świadczenie pracownikowi, a następnie rozlicza je z ZUS w dokumentach i składkach. Z punktu widzenia zatrudnionego najważniejsze jest jednak to, że przelew powinien przyjść od pracodawcy, zwykle razem z wypłatą wynagrodzenia.
Jeżeli pracodawca jest płatnikiem zasiłków i ma prawidłowo przekazane e-ZLA, pracownik zazwyczaj nie musi składać dodatkowego wniosku. Inaczej może być przy nietypowej sytuacji, zmianie tytułu ubezpieczenia albo brakujących danych potrzebnych do obliczenia świadczenia.
Kiedy wypłatę przejmuje ZUS
ZUS wypłaca zasiłek wtedy, gdy płatnik zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób. Dotyczy to także kilku grup, w których liczba ubezpieczonych u pracodawcy nie ma znaczenia.
- osób prowadzących działalność pozarolniczą i osób z nimi współpracujących,
- duchownych objętych ubezpieczeniem chorobowym,
- osób uprawnionych do świadczenia za okres po ustaniu ubezpieczenia,
- osób ubezpieczonych w Polsce z tytułu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy.
Przedsiębiorca powinien pamiętać, że ZUS nie wypłaca pieniędzy automatycznie tylko dlatego, że lekarz wystawił e-ZLA. Potrzebny jest wniosek o zasiłek, a przy działalności gospodarczej także dokumenty dotyczące płatnika składek. Pracownik małej firmy najczęściej przekazuje dokumenty pracodawcy, który przesyła je do ZUS.
Sam fakt odbywania praktyki lub stażu również nie przesądza o prawie do świadczenia. Znaczenie ma podstawa ubezpieczenia, dlatego przed przyjęciem, że podczas nieobecności będzie przysługiwać wypłata, trzeba sprawdzić, czy dana osoba podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Dotyczy to także sytuacji, w których strony rozważają płatny staż.
Jak długo można otrzymywać świadczenie
Zasiłek chorobowy przysługuje przez czas niezdolności do pracy, ale nie bez ograniczeń. Zwykły okres zasiłkowy wynosi maksymalnie 182 dni. Do 270 dni może zostać wydłużony, gdy niezdolność jest spowodowana gruźlicą albo przypada w okresie ciąży.
Do jednego okresu zasiłkowego mogą zostać wliczone wcześniejsze zwolnienia. Dotyczy to także sytuacji, gdy przerwa między niezdolnościami nie przekroczyła 60 dni, z wyjątkami wynikającymi z przepisów. Dlatego nie warto liczyć limitu wyłącznie na podstawie ostatniego zaświadczenia lekarskiego.
Prawo do świadczenia nie zawsze powstaje od pierwszego dnia ubezpieczenia. Przy ubezpieczeniu obowiązkowym okres wyczekiwania wynosi zwykle 30 dni, a przy dobrowolnym 90 dni. Przerwanie ubezpieczenia lub zmiana tytułu może zmienić sposób obliczania tego okresu.
Po ustaniu zatrudnienia zasiłek może nadal przysługiwać, ale co do zasady nie dłużej niż przez 91 dni. Wyjątkiem jest między innymi niezdolność związana z ciążą lub gruźlicą. W takim przypadku wypłatą zajmuje się ZUS, nawet jeśli przed rozwiązaniem umowy zasiłki wypłacał pracodawca.
Co zrobić, gdy pieniądze nie wpływają
W pierwszej kolejności ustaliłbym, kto jest płatnikiem świadczenia. Informację można uzyskać w dziale kadr, księgowości albo bezpośrednio w ZUS. Samo opóźnienie przelewu nie oznacza jeszcze odmowy prawa do zasiłku, ponieważ płatnik może czekać na dokument konieczny do ustalenia wysokości świadczenia.
- Sprawdź e-ZLA i okres, na który zostało wystawione.
- Ustal, czy pierwsze dni nieobecności obejmuje jeszcze wynagrodzenie chorobowe.
- Potwierdź, czy wypłaca pracodawca, czy ZUS.
- Jeżeli płatnikiem jest ZUS, dopilnuj przekazania wniosku i zaświadczenia płatnika składek.
- Poproś o informację, czego brakuje, jeśli dokumenty nie zostały jeszcze rozpatrzone.
Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca, powinien trafić do pracownika w terminie wypłaty wynagrodzenia, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności potrzebnej do ustalenia prawa do świadczenia. Gdy płatnikiem jest ZUS, termin liczy się w podobny sposób, ale w praktyce postępowanie może się wydłużyć, jeśli brakuje dokumentów lub trzeba wyjaśnić okres ubezpieczenia.
Po ustaniu zatrudnienia nie należy poprzestać na kontakcie z byłym pracodawcą. Trzeba sprawdzić w ZUS, jakie dokumenty są wymagane, w tym wniosek ZAS-53 i oświadczenie Z-10, jeżeli sytuacja tego wymaga. Najwięcej opóźnień wynika nie z samego e-ZLA, lecz z braku dokumentów płatnika albo niejasności dotyczących dalszego prawa do ubezpieczenia.
Najprostsza reguła, która porządkuje całą sytuację
Najłatwiej zapamiętać to w trzech krokach. Pierwsze 33 albo 14 dni to wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, później pojawia się zasiłek. Jeżeli firma zgłasza ponad 20 ubezpieczonych, zwykle wypłaca go sama, a przy mniejszej liczbie ubezpieczonych robi to ZUS.
Przy działalności gospodarczej, zakończeniu umowy albo zatrudnieniu u zagranicznego pracodawcy odpowiedź najczęściej prowadzi bezpośrednio do ZUS. W razie wątpliwości najlepiej ustalić nie tylko nazwę świadczenia, lecz także tytuł ubezpieczenia i liczbę ubezpieczonych ustaloną dla danego roku. To właśnie te dwa elementy najczęściej decydują o tym, kto faktycznie wykona przelew.
