Gdy pracownik odchodzi z firmy albo prosi o kopię dokumentów, szybko okazuje się, że porządek w dokumentacji kadrowej ma bardzo praktyczne znaczenie. Akta osobowe obejmują nie tylko umowę o pracę, lecz także dokumenty związane z rekrutacją, przebiegiem zatrudnienia, rozwiązaniem umowy oraz kontrolą trzeźwości. Wyjaśniam, co powinno się w nich znaleźć, jak długo pracodawca musi je przechowywać i jakie prawa ma pracownik.
Najważniejsze zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Pięć części obejmuje dokumenty od rekrutacji aż po zakończenie zatrudnienia.
- 10 lat to podstawowy okres przechowywania dokumentacji dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku.
- Kopia dokumentów powinna zostać wydana pracownikowi lub byłemu pracownikowi najpóźniej w ciągu 30 dni od wniosku.
- Dokumentacja papierowa i elektroniczna jest dopuszczalna, ale obie formy wymagają ochrony przed utratą, zmianą i dostępem osób nieuprawnionych.
- Nie każdy dokument kadrowy trafia do teczki osobowej. Część informacji przechowuje się w odrębnych zbiorach.
Jak uporządkować akta osobowe i resztę dokumentacji
Pracodawca prowadzi oddzielną dokumentację dla każdego pracownika. Dokumenty w poszczególnych częściach układa się chronologicznie, numeruje, a przed każdą częścią umieszcza wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Taki układ nie jest formalnością. Ułatwia kontrolę, przygotowanie kopii i odtworzenie przebiegu zatrudnienia po wielu latach.
Obecnie teczka składa się z pięciu części. Każda odpowiada innemu etapowi relacji pracownika z pracodawcą.
| Część | Co obejmuje |
|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, dane osobowe oraz skierowania i orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. |
| B | Dokumenty dotyczące zawarcia umowy i przebiegu pracy, między innymi umowę, potwierdzenia szkoleń, informacje o urlopach, nagrodach i zmianach warunków zatrudnienia. |
| C | Dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, w tym oświadczenia stron i kopię świadectwa pracy. |
| D | Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innych kar, które podlegają zatarciu po określonym czasie. |
| E | Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. |
Części B i C można dodatkowo dzielić na wydzielone zbiory tematyczne, na przykład B1, B2 albo C1. W praktyce ma to sens przy długim zatrudnieniu, gdy dokumentów jest dużo i dotyczą wielu różnych zdarzeń. Najczęstszy błąd polega na wrzucaniu wszystkiego do jednego segregatora bez numeracji i wykazu, co później utrudnia ustalenie, czy dokumentacja jest kompletna.
Co trafia do dokumentacji poza teczką pracownika
Dokumentacja pracownicza jest pojęciem szerszym niż sama teczka osobowa. Pracodawca przechowuje także między innymi ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe, dokumenty dotyczące wynagrodzeń i świadczeń, a także dokumentację związaną z wypadkami przy pracy, pracą zdalną czy wykorzystaniem czasu wolnego.
To rozróżnienie ma znaczenie przy składaniu wniosku o kopię. Pracownik może potrzebować nie tylko umowy, lecz także ewidencji godzin, list płac albo dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Dotyczy to również informacji potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń lub dodatków, na przykład gdy analizowane jest obliczanie dodatku stażowego.
Nie należy natomiast przechowywać w dokumentacji dowolnych materiałów „na wszelki wypadek”. Pracodawca powinien gromadzić tylko dokumenty potrzebne do realizacji obowiązków wynikających z zatrudnienia, a dostęp do danych ograniczyć do osób, które rzeczywiście zajmują się kadrami, płacami albo obsługą prawną.
W przypadku dokumentów składanych w papierze pracodawca co do zasady przechowuje kopie lub odpisy poświadczone za zgodność. Oryginał pracownik przedstawia do wglądu albo w celu wykonania kopii. Dzięki temu teczka nie staje się miejscem przechowywania wszystkich oryginalnych dokumentów życiowych pracownika.
Jak długo pracodawca przechowuje dokumentację
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku podstawowy okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało lub wygasło. Jeżeli umowa zakończyła się w maju 2026 roku, termin co do zasady zaczyna biec od końca 2026 roku, a nie od dnia rozwiązania umowy.
Starsze dokumenty mogą podlegać innym zasadom. Przy zatrudnieniu nawiązanym po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku, okres 50 lat może zostać skrócony do 10 lat, jeżeli pracodawca przekazał do ZUS wymagany raport informacyjny. Jeżeli raportu nie złożono, dokumentację co do zasady przechowuje się przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Dla stosunków pracy nawiązanych do 31 grudnia 1998 roku zasadniczo obowiązuje również okres 50-letni.
Nie wystarczy więc spojrzeć na datę zakończenia umowy. Trzeba sprawdzić datę rozpoczęcia zatrudnienia, złożenie raportu do ZUS oraz ewentualne przepisy szczególne. Jeżeli dokumentacja może być dowodem w trwającym postępowaniu, pracodawca powinien przechowywać ją co najmniej do prawomocnego zakończenia sprawy.
Po upływie właściwego okresu pracodawca informuje pracownika o możliwości odbioru dokumentacji. Na jej odebranie pozostaje czas do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania. Jeżeli dokumenty nie zostaną odebrane, mogą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, nie wcześniej niż po upływie kolejnych 12 miesięcy.
Do czego ma prawo pracownik i były pracownik
Pracownik oraz były pracownik może wystąpić o kopię całości albo części dokumentacji. Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca powinien wydać dokumenty nie później niż w ciągu 30 dni od jego otrzymania.
Najlepiej wskazać dokładnie, czego dotyczy żądanie. Zamiast ogólnego sformułowania „proszę o wszystkie dokumenty” można wymienić umowę, aneksy, świadectwo pracy, ewidencję czasu pracy z określonego okresu albo dokumenty płacowe. Taki wniosek jest łatwiejszy do wykonania i zmniejsza ryzyko nieporozumienia.
Pracodawca może prowadzić dokumentację papierowo albo elektronicznie. Zmiana jednej formy na drugą wymaga zachowania odpowiedniej procedury, w tym potwierdzenia zgodności kopii lub odwzorowania cyfrowego. Sama fotografia dokumentu telefonem nie jest jeszcze prawidłowym przekształceniem papierowej dokumentacji w elektroniczną.
Prawo do dokumentacji trzeba też odróżnić od rodzaju zatrudnienia. Osoba wykonująca zlecenie nie ma pracowniczej teczki na takich samych zasadach jak pracownik etatowy, dlatego przy ciąży, chorobie lub przerwie w wykonywaniu zlecenia znaczenie mają odrębne przepisy i prawa ciężarnej na umowie zlecenia.
Po śmierci pracownika lub byłego pracownika o wydanie kopii mogą wystąpić określeni członkowie rodziny, między innymi małżonek, dzieci i rodzice. Pracodawca powinien zweryfikować uprawnienie osoby składającej wniosek, ponieważ dokumentacja zawiera dane szczególnie chronione.
Najczęstsze błędy, które wychodzą przy kontroli
W praktyce największe problemy nie wynikają zwykle z braku pojedynczego dokumentu, lecz z braku spójnego systemu. Pracodawcy mylą dokumenty z części B z dokumentacją czasu pracy, przechowują niepotrzebne kopie danych albo zapominają o części E po wprowadzeniu kontroli trzeźwości.
Przed kontrolą albo zakończeniem zatrudnienia warto sprawdzić kilka podstawowych elementów:
- czy dla każdego pracownika prowadzona jest odrębna teczka;
- czy dokumenty mają numerację, wykaz i układ chronologiczny;
- czy dokumentacja płacowa i ewidencja czasu pracy są kompletne;
- czy uprawnienia do dostępu mają wyłącznie wyznaczone osoby;
- czy ustalono właściwy termin przechowywania dla starszych stosunków pracy;
- czy pracownik otrzymał informację o okresie przechowywania po zakończeniu zatrudnienia;
- czy system elektroniczny zapewnia poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentów.
Za nieprowadzenie dokumentacji, przechowywanie jej zbyt krótko albo w warunkach grożących zniszczeniem może grozić grzywna od 1000 do 30 000 zł. Sama kara finansowa nie jest jednak jedynym ryzykiem. Brak dokumentów utrudnia obronę stanowiska pracodawcy w sporze o wynagrodzenie, czas pracy, urlop czy sposób rozwiązania umowy.
Porządek w dokumentach zaczyna się przy zatrudnieniu
Najprościej uniknąć problemów, gdy dokumentacja jest układana na bieżąco, a nie dopiero przed kontrolą lub odejściem pracownika. Przy każdym nowym dokumencie warto od razu ustalić jego część, numer, datę i okres przechowywania.
Jeżeli pracodawca korzysta z systemu elektronicznego, powinien dodatkowo opisać zasady nadawania uprawnień, wykonywania kopii zapasowych i obsługi dokumentów po zmianie osoby odpowiedzialnej za kadry. Dobra organizacja dokumentacji chroni obie strony, bo pozwala szybko odtworzyć fakty i ogranicza spory o to, co rzeczywiście wydarzyło się w czasie zatrudnienia.
